Unternehmensadministratore können Zeiten für Callbacks (Call Slots) mit einer festen Anzahl an Zeitfenstern definieren, die in jedem Zeitraum zulässig sind.
Wenn Call Slots aktiviert sind, wird Anrufern, die sich einen Callback wünschen, anstatt weiter in der Warteschleife zu warten, eine Liste möglicher Zeitfenster angezeigt, aus der Sie die passende Zeit auswählen können.
Hinweis: Anrufer erhalten nur die Möglichkeit, ein Zeitfenster innerhalb der nächsten 6 Tage zu buchen.
Administratoren müssen über die Berechtigung verfügen, Call Slots zu verwalten.
Hinweis: Die Möglichkeit, Call Slots einzustellen, ist eine lizenzpflichtige Funktion des Systems.
Verfahren
Schritt 1
Klicken Sie unter Callbearbeitung auf Call Slots um eine Liste der bereits eingestellten Call Slots zu zeigen.
Schritt 2
So fügen Sie einen Call Slot hinzu:
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Schaltfläche Neuer Call Slot öffnet sich.
- (Obligatorisch) Geben Sie den Namen des Call Slots ein (bis zu 100 Zeichen). Erlaubt sind alle Unicode-Zeichen, einschließlich Leerzeichen und Buchstaben mit Akzent. Der Name muss innerhalb Ihrer Organisation eindeutig sein.
- Geben Sie eine kurze Beschreibung für den Call Slot ein (bis zu 250 Zeichen). Erlaubt sind alle Unicode-Zeichen, einschließlich Leerzeichen und Akzentbuchstaben.
- (Obligatorisch.) Um dem Call Slot ein Zeitfenster hinzuzufügen, klicken Sie unter Call Slot Liste auf Hinzufügen und wählen dann Folgendes aus:
- Die Zeit für das Zeitfenster. Der Standartwert ist die aktuelle Uhrzeit.
- Die Tage für den Time Slot. Der Standartwert ist der aktuelle Tag. Es können pro Zeitfenster mehrere Tage ausgewählt werden.
- Die Maximale Anzahl an Anrufer, die in diesem Zeitfenster zurückgerufen werden können. Der Standartwert ist 10. Damit können Sie steuern, wann wie viele Rückrufe möglich sind. So können Sie z.B. in Zeiten, in denen viel los ist, nur eine geringe Anzahl von Rückrufen zulassen, während Sie in ruhigeren Zeiten mehr zuweisen können.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Zeitfenster, dass Sie in diesen Call Slot mit aufnehmen möchten.
Hinweis: Wenn Sie weitere Zeitfenster hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie zwischen zwei Zeitfenstern genügend Zeit einplanen, um die maximale Gesamtzahl der Anrufer, die von einem Agenten in den vorhergehenden Zeitfenstern bedient werden müssen, unterzubringen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um den neuen Call Slot in die Liste hinzuzufügen
- Um Anrufern, die zurückrufen, einen Zeitschlitz anzubieten, müssen sowohl Callbacks als auch Zeitschlitze für die entsprechende Warteschlange für Inbound Calls aktiviert sein und der entsprechende Zeitschlitz muss ausgewählt sein. Klicken Sie dazu in der Menüleiste unter Callbearbeitung auf Warteschleifen, wählen Sie die Warteschleife aus und klicken Sie dann auf die Registerkarte Callbacks.
Schritt 3
Um einen Call Slot zu löschen, wählen Sie den entsprechenden Call Slot aus und klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie dann, dass Sie den Call Slot löschen möchten. Um ein Zeitfenster innerhalb eines Call Slots zu löschen, klicken Sie auf das entsprechende Zeitfenster.
Schritt 4
Um die Parameter für einen Call Slot zu bearbeiten, wählen Sie den entsprechenden Call Slot aus, konfigurieren Sie die Parameter wie gewünscht und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.